Перейти к содержанию

Установочное совещание

Установочное совещание по проекту – это мероприятие, направленное на фиксацию официального старта проекта

Цели и результаты

Основные цели установочного совещания по проекту:

  • Познакомить членов команды проекта друг с другом
  • Убедиться, что все одинаково понимают цели проекта и этапа, свои роли в нем
  • Договориться о правилах работы на проекте
  • Мотивировать команду проекта к достижению результата

Основной результат установочного совещания по проекту - это протокольно зафиксированные ключевые договоренности по организации работ на проекте

Подготовительные действия

Для подготовки к мероприятю следут руководствоваться документом “Проведение проектной встречи”.

План встречи готовится в соответствии с шаблоном

Рекомендуется подготовить шаблон презентации с индивидуальным для заказчика дизайном. Используя этот шаблон готовится сопроводительная презентация

Состав участников

Желательный состав участников установочного совещания по проекту:

  • со стороны заказчика:
    • спонсор проекта
    • руководитель проекта
    • функциональные ответственные
    • технический архитектор ПО
    • куратор проекта
    • владелец продукта
    • администратор проекта
  • со стороны исполнителя:
    • куратор проекта
    • руководитель проекта
    • функциональный архитектор
    • системный архитектор
    • функциональные ответственные

В небольших проектах один человек может совмещать несколько проектных ролей.

Повестка совещания
  • Вступительное слово спонсора проекта.
    • Предпосылки проекта.
    • Цели проекта.
  • Знакомство с проектной командой, организационная структура команды.
  • Цели этапа «Моделирование»:
    • провести моделирование процессов по функциональным областям в выбранном типовом решении.
    • Сформировать представление ключевых специалистов Заказчика о функциональности выбранного программного продукта.
    • Выполнить анализ результатов моделирования на предмет соответствия типового решения потребностям бизнеса.
    • По итогам моделирования сделать оценку сроков и бюджета перехода на типовое решение фирмы «1С».
  • Задачи этапа “Моделирование”:
    • Провести первичное накопление клиентских требований к продукту проекта.
    • Изучить текущие бизнес-процессы предприятия по функциональным областям.
    • Принять решение о реализуемых функциональных требованиях Заказчика в рамках моделирования.
    • Выполнить параметрическую настройку информационной системы.
    • Провести моделирование бизнес-процессов по блокам на типовом функционале «1С:ERP».
    • Сформировать карты ключевых бизнес-процессов «как будет».
    • Зафиксировать функциональные требования.
    • Совместно выполнить приоритезацию функциональных, нефункциональных требований.
    • Уточнить содержание, стоимость и расписание работ с учетом приоритетов требований.
  • Функциональные границы проекта.
  • Ключевые вехи проекта.
  • Плановые результаты и критерии приемки:
    • Реестр бизнес-процессов.
    • Альбом карт бизнес-процессов «как будет».
    • Реестр требований.
    • Демонстрационная база с модельными примерами.
    • Актуализированный базовый план исполнения проекта.
  • Дорожная карта этапа проекта.
  • Ключевые организационные задачи:
    • Способы коммуникаций.
    • Сроки и способы предоставления документации.
    • Периодичность проведения совещаний.
  • Технология выполнения.
    • Очно или дистанционно.
  • Факторы риска и способы их избежать.
  • Допущения и ограничения.
  • Вопросы.
Роль спонсора проекта

Будет хорошо, если предварительно договориться со спонсором проекта, чтобы он начал совещание, рассказал о целях проекта, мотивировал команду со стороны заказчика на продуктивную работу в проекте.

Формат мероприятия

Рекомендуется организовывать установочное совещание в очном формате, так как важно установить межличностные связи внутри проектной команды. Так будет гораздо проще общаться и выполнять остальные работы по проекту.

Совещание

Во время установочного совещания надо стараться чтобы ведущим совещания был руководитель проекта со стороны исполнителя

Так же обычно избегают:

  • Информации о стоимости работ, услуг, ПО. Информация может быть конфиденциальной, у команды проекта другие задачи. Может повлечь негативное отношение к проекту членам проектной команды.
  • Сбора со стороны клиента “курултая”, нужно стремиться, чтобы количество человек с нашей стороны и стороны клиента было примерно одинаковым. Большое количество участников приводит к отсутствию личной ответственности, бесполезным тратам времени, отсутствию вовлеченности.
  • Проведения мероприятия без спонсора проекта. Может быть сложность с мотивацией команды проекта.

Протокол

В обязательном порядке Руководитель проекта должен подготовить протокол установочного совещания по проекту, в котором зафиксировать как минимум следующие решения:

  • Закрепление ключевых ответственных со стороны заказчика по функциональным областям
  • Закрепление расписания и состава участников управляющих комитетов по проекту
  • Сроки представления запрашиваемых материалов, порядок и сроки согласования проектных документов
Согласование протокола установочного совещания

Рекомендуется отправлять протокол совещания на согласование только спонсору проекта, остальным участникам на ознакомление

Протокол совещания желательно оформить используя функционал ЕИС (CEOboard - Непрерывные улучшения - Протоколы совещаний), привязав его к проекту

Хорошие примеры

АВС-Электро. Установочное совещание. Презентация.

АВС-Электро. Установочное совещание. Протокол совещания.


Последнее обновление: January 20, 2023