Установочное совещание
Установочное совещание по проекту – это мероприятие, направленное на фиксацию официального старта проекта
Цели и результаты
Основные цели установочного совещания по проекту:
- Познакомить членов команды проекта друг с другом
- Убедиться, что все одинаково понимают цели проекта и этапа, свои роли в нем
- Договориться о правилах работы на проекте
- Мотивировать команду проекта к достижению результата
Основной результат установочного совещания по проекту - это протокольно зафиксированные ключевые договоренности по организации работ на проекте
Подготовительные действия
Для подготовки к мероприятю следут руководствоваться документом “Проведение проектной встречи”.
План встречи готовится в соответствии с шаблоном
Рекомендуется подготовить шаблон презентации с индивидуальным для заказчика дизайном. Используя этот шаблон готовится сопроводительная презентация
Состав участников
Желательный состав участников установочного совещания по проекту:
- со стороны заказчика:
- спонсор проекта
- руководитель проекта
- функциональные ответственные
- технический архитектор ПО
- куратор проекта
- владелец продукта
- администратор проекта
- со стороны исполнителя:
- куратор проекта
- руководитель проекта
- функциональный архитектор
- системный архитектор
- функциональные ответственные
В небольших проектах один человек может совмещать несколько проектных ролей.
Повестка совещания
- Вступительное слово спонсора проекта.
- Предпосылки проекта.
- Цели проекта.
- Знакомство с проектной командой, организационная структура команды.
- Цели этапа «Моделирование»:
- провести моделирование процессов по функциональным областям в выбранном типовом решении.
- Сформировать представление ключевых специалистов Заказчика о функциональности выбранного программного продукта.
- Выполнить анализ результатов моделирования на предмет соответствия типового решения потребностям бизнеса.
- По итогам моделирования сделать оценку сроков и бюджета перехода на типовое решение фирмы «1С».
- Задачи этапа “Моделирование”:
- Провести первичное накопление клиентских требований к продукту проекта.
- Изучить текущие бизнес-процессы предприятия по функциональным областям.
- Принять решение о реализуемых функциональных требованиях Заказчика в рамках моделирования.
- Выполнить параметрическую настройку информационной системы.
- Провести моделирование бизнес-процессов по блокам на типовом функционале «1С:ERP».
- Сформировать карты ключевых бизнес-процессов «как будет».
- Зафиксировать функциональные требования.
- Совместно выполнить приоритезацию функциональных, нефункциональных требований.
- Уточнить содержание, стоимость и расписание работ с учетом приоритетов требований.
- Функциональные границы проекта.
- Ключевые вехи проекта.
- Плановые результаты и критерии приемки:
- Реестр бизнес-процессов.
- Альбом карт бизнес-процессов «как будет».
- Реестр требований.
- Демонстрационная база с модельными примерами.
- Актуализированный базовый план исполнения проекта.
- Дорожная карта этапа проекта.
- Ключевые организационные задачи:
- Способы коммуникаций.
- Сроки и способы предоставления документации.
- Периодичность проведения совещаний.
- Технология выполнения.
- Очно или дистанционно.
- Факторы риска и способы их избежать.
- Допущения и ограничения.
- Вопросы.
Роль спонсора проекта
Будет хорошо, если предварительно договориться со спонсором проекта, чтобы он начал совещание, рассказал о целях проекта, мотивировал команду со стороны заказчика на продуктивную работу в проекте.
Формат мероприятия
Рекомендуется организовывать установочное совещание в очном формате, так как важно установить межличностные связи внутри проектной команды. Так будет гораздо проще общаться и выполнять остальные работы по проекту.
Совещание
Во время установочного совещания надо стараться чтобы ведущим совещания был руководитель проекта со стороны исполнителя
Так же обычно избегают:
- Информации о стоимости работ, услуг, ПО. Информация может быть конфиденциальной, у команды проекта другие задачи. Может повлечь негативное отношение к проекту членам проектной команды.
- Сбора со стороны клиента “курултая”, нужно стремиться, чтобы количество человек с нашей стороны и стороны клиента было примерно одинаковым. Большое количество участников приводит к отсутствию личной ответственности, бесполезным тратам времени, отсутствию вовлеченности.
- Проведения мероприятия без спонсора проекта. Может быть сложность с мотивацией команды проекта.
Протокол
В обязательном порядке Руководитель проекта должен подготовить протокол установочного совещания по проекту, в котором зафиксировать как минимум следующие решения:
- Закрепление ключевых ответственных со стороны заказчика по функциональным областям
- Закрепление расписания и состава участников управляющих комитетов по проекту
- Сроки представления запрашиваемых материалов, порядок и сроки согласования проектных документов
Согласование протокола установочного совещания
Рекомендуется отправлять протокол совещания на согласование только спонсору проекта, остальным участникам на ознакомление
Протокол совещания желательно оформить используя функционал ЕИС (CEOboard - Непрерывные улучшения - Протоколы совещаний), привязав его к проекту
Хорошие примеры
АВС-Электро. Установочное совещание. Презентация.
АВС-Электро. Установочное совещание. Протокол совещания.